Les risques liés à l’utilisation des adresses E-mails personnelles par les stagiaires dans les organismes

Accueillir des stagiaires au sein d’une entreprise constitue une pratique courante et légale, permettant de mettre en situation professionnelle des personnes en quête d’expérience. Pour ces cas en général, l’employeur rédige une convention de stage définissant les droits et obligations des différentes parties, la durée d’exécution du contrat et en principe une clause de confidentialité devant être respectée par chacune des parties.

Cette dernière est d’autant plus importante dans la mesure où, les activités et le passage du stagiaire au sein de l’entreprise sont temporaires et précaires.

Ainsi, durant sa présence et dans l’exercice des tâches qui lui sont attribuées, l’employeur met à la disposition du stagiaire, les outils nécessaires à la bonne exécution de ses obligations, parmi lesquels figurent des outils informatiques.

Ceux-ci lui permettent de communiquer avec ses responsables, les employés et si nécessaire, des personnes externes à l’entreprise. Dans le milieu professionnel, les échanges de mails se comptent par milliers et ils représentent le premier moyen de communication des entreprises.

Cependant, il est de pratique courante dans plusieurs entreprises, de constater que lorsque l’employeur recrute des stagiaires, il ne met pas toujours à la disposition de ceux-ci des adresses e-mails professionnelles. Au cours de l’exécution des tâches qui lui sont confiées, le stagiaire est amené à utiliser son adresse électronique personnelle pour l’échange de messages, de fichiers pour le compte de l’entreprise.

Sachant que sa présence est de courte durée, sauf en cas d’embauche ultérieure, les échanges ayant transités par mails restent définitivement à sa disposition sans que l’employeur ne puisse contrôler l’usage qui pourra en être fait ultérieurement. À sa sortie de l’entreprise, celui-ci a donc en sa possession, toutes les informations.

Alors que la plupart des employeurs n’insèrent pas systématiquement une clause de confidentialité des données dans les contrats des stagiaires, il est donc possible pour ces derniers de pouvoir, de mauvaise foi, les utiliser à des fins détournées.

Ces informations valent un pesant d’or sur le « darkweb », ce dernier pourrait soit les vendre pour en tirer des bénéfices ou les mettre à disposition d’un concurrent ou encore d’un adversaire qui peut s’en servir au cours d’un litige.  Ces informations, entre de mauvaises mains, pourraient ainsi porter préjudice à l’entreprise.

Cependant, les difficultés ne sont toutefois pas écartées même pour les entreprises qui prévoient des clauses de confidentialité dans les contrats des stagiaires.

Que vous soyez un organisme public et privé, n’hésitez pas entrer en contacte avec Groupe DPSE, votre cabinet Expert dans la gestion des données personnelles et l’accompagnement à la mise en conformité, via le site www.groupedpse.com et sur les différents réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Youtube), pour être sensibilisé et formé sur les questions de données à caractère personnel et de cybercriminalité.